Datenschutzrichtlinien und Allgemeine Geschäftsbedingungen

Zahlungsinformationen und Tokenisierung

Im Allgemeinen

Indem Sie Ihre Zahlungsinformationen in unser System eingeben, stimmen Sie den folgenden Bedingungen für die Verwendung und Speicherung Ihrer Karteninformationen zu. Unser Zahlungssystem wird von Mews bereitgestellt, das die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards einhält.

Verwendung von Karteninformationen

Ihre Kartendaten werden während des Check-in-Vorgangs erhoben, um Ihre Identität zu sichern und alle zusätzlichen Kosten zu decken.

Sicherheit und Tokenisierung

Wir nutzen Tokenisierung, um Ihre Daten zu schützen. Dabei werden Kartendaten durch eine eindeutige Kennung (Token) ersetzt, sodass keine Rohdaten in unserem System gespeichert werden. Die Speicherung entspricht dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und unterliegt strengen Sicherheitsmaßnahmen.

‍Speicherung und Löschung

Karteninformationen werden in einem sicheren, tokenisierten Format gespeichert und spätestens 90 Tage nach Ihrem Check-out automatisch gelöscht.

Genehmigung und Zahlungen

Mit Eingabe Ihrer Kartendaten erteilen Sie uns die Erlaubnis, Zahlungen für folgende Punkte einzuziehen:

• Unterkunft und zusätzliche Dienstleistungen (z. B. Zusatzbett, Restaurantbesuche, Kiosk)
• Gebühren für frühen Check-in oder späten Check-out
• Schäden oder Verlust an Eigentum, die durch fahrlässiges Verhalten während Ihres Aufenthalts zurückzuführen sind.

Schadensmanagement und Versicherung

Schäden werden individuell geprüft. Wir empfehlen den Abschluss einer Haftpflichtversicherung, um nicht durch normale Abnutzung gedeckte Schäden abzusichern. Bei nachweislich fahrlässigem oder unverantwortlichem Verhalten behalten wir uns vor, Kosten über die registrierte Zahlungsmethode einzuziehen.

Kaution

Wir behalten uns das Recht vor, am Anreisetag eine Kaution zu erheben.

Änderung der Zahlungsmethode

Falls Sie Ihre registrierte Zahlungsmethode ändern möchten, wenden Sie sich bitte vor dem Check-out direkt an die Rezeption.

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Bedingungen für Übernachtungen

Standardbuchungen (Aufenthalt inkl. Frühstück, lange Stornofrist)

Standardbuchungen werden vor dem Aufenthalt abgerechnet.

• Kostenlose Stornierung bis 15:00 Uhr am Tag vor Anreise
• Die Buchung kann bis 15.00 Uhr am Tag vor dem neuen Abreisetag verkürzt werden. *
• Verkürzung oder Verlängerung des Aufenthalts möglich (je nach Verfügbarkeit)

Nicht erstattungsfähige Buchungen (Aufenthalt inkl. Frühstück, kurze Stornofrist)

• Die Zahlung erfolgt bei der Buchung.
• Kostenlose Stornierung bis 7 Tage vor Anreise.
• Keine Erstattung bei Stornierung ab 7 Tage vor Anreise

Betriebsvereinbarungen

• Stornierungen und Rückerstattungen sind bis 15:00 Uhr am Tag vor der Ankunft möglich.
• Aufenthaltsverkürzung bis 15:00 Uhr am Tag vor dem neuen Abreisetag zulässig.*
• Verlängerungen sind bei Verfügbarkeit möglich.
• Firmenvereinbarungen: Belastung der Kreditkarte des Gastes beim Check-in für Aufenthalt und zusätzliche Einkäufe, sofern keine anderweitige Vereinbarung zur Rechnungsstellung besteht.

Langzeitmiete (Longstay)

• Mindestaufenthalt 29 Nächte, Zahlung im Voraus.
• Stornierung und Rückerstattung bis 15:00 Uhr, 14 Tage vor Anreise möglich.
• Aufenthaltsverkürzung bis 15:00 Uhr, 14 Tage vor dem neuen Abreisetag möglich.
• Aufenthaltsverkürzung bis 15:00 Uhr, 14 Tage vor dem neuen Abreisetag möglich.

Buchungen für Gruppen

• 1–3 Zimmer: Stornierung kostenlos bis 1 Werktag vor Ankunft.
• 4–10 Zimmer: Stornierung kostenlos bis 10 Werktage vor Ankunft.
• 11–20 Zimmer: Stornierung kostenlos bis 20 Werktage vor Ankunft.
• Ab 21 Zimmer: Stornierung kostenlos bis 60 Werktage vor Ankunft.
• Hinweis: Gelingt eine Weitervermietung stornierter Zimmer, wird keine Stornierungsgebühr berechnet – auch nach Ablauf der Fristen

*Wenn der Aufenthalt nach Ablauf der Frist verkürzt wird, wird der Betrag nur zurückerstattet, wenn es gelingt, das Zimmer erneut zu vermieten.

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Bedingungen für Tagungen und Konferenzen

Wir im Hotel GuestApart wissen, dass sich Pläne ändern können, insbesondere wenn es um Tagungsbuchungen geht. Aus diesem Grund haben wir flexible Stornierungsbedingungen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass wir möglicherweise die Zahlung einziehen müssen, wenn eine Stornierung zu spät erfolgt. Dies ist auf die Notwendigkeit zurückzuführen, die Kosten für bereits eingeplantes Personal, beschaffte und vorbereitete Rohstoffe sowie mögliche Kapazitätsausfälle zu decken.

• Stornierung mehr als 20 Arbeitstage vor: Es ist kostenlos.
• Stornierung 19-10 Arbeitstage vorher: 65% des Preises*
• Stornierung weniger als 9 Arbeitstage vor: 100% des Preises.
• Mangelnde Teilnahme: 100% des Preises.

Änderungen müssen spätestens 10 Arbeitstage vor der Veranstaltung schriftlich mitgeteilt werden.

*Alternativ muss die Veranstaltung innerhalb von drei Monaten nach dem Datum der ursprünglichen Sitzung auf einen anderen Termin verschoben werden. Es ist möglich, die ursprüngliche Vereinbarung einmal zu verschieben. ‍‍

Änderung der Vereinbarung

Jede Änderung der Veranstaltung, einschließlich der Verpflegung, der Ernährung, der Anzahl der Teilnehmer, der Dauer usw., muss rechtzeitig, spätestens 10 Arbeitstage vor der Veranstaltung, schriftlich erfolgen. Für Änderungen, die zwischen 9 und 0 Arbeitstagen vor Beginn der Veranstaltung erfolgen, behält sich das Hotel das Recht vor, eine Zahlung in Höhe von 100% des Preises der gebuchten und bestätigten Dienstleistungen zu verlangen.

Entschädigung und Haftung

Als Mieter der Räumlichkeiten und Zimmer sind Sie verpflichtet, dem Vermieter eine Entschädigung für alle Schäden zu zahlen, die Sie oder Ihre Gäste während der Vermietung an Gebäuden oder Einrichtungsgegenständen in allen gemieteten Einrichtungen verursacht haben.

Wenn Sie mit den Dienstleistungen nicht zufrieden sind, können Sie uns unter hello@guestapart.dk oder +45 86 18 00 00 kontaktieren.

In der Regel haben Sie kein zweijähriges Beschwerderecht, da es sich um eine Dienstleistung handelt. Wir empfehlen Ihnen daher, uns bei Problemen so schnell wie möglich zu kontaktieren.

Sie haben das Recht, alle Mängel des Dienstes zu beheben, die auf die Art des Dienstes zurückzuführen sind, es sei denn, es handelt sich um Ihre eigenen Umstände oder um andere äußere Umstände, für die wir nach dänischem Recht nicht haftbar gemacht werden können.

Zugang zum Rechtsbehelf

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter hello@guestapart.dk oder Telefon 86 18 00 00. Wenn wir keine Lösung finden, können Sie sich bei den zuständigen Gremien beschweren.

GuestApart Hotels
Tueager 5A, 8200 Århus N
CVR: 39954664
Telefon: 86 18 00 00
E-Mail: hello@guestapart.dk

Betalingsoplysninger og tokenisering

Generelt

Ved indtastning af dine betalingsoplysninger i vores system, accepterer du nedenstående vilkår og betingelser vedrørende brug og opbevaring af dine kortoplysninger. Vores betalingssystem leveres af Mews, som overholder højeste sikkerhedsstandarder for betalinger og databeskyttelse.

Brug af kortoplysninger

Vi benytter dine kortoplysninger i vores indtjekningsforløb som sikkerhed for din identitet og dækning af eventuelle ekstraudgifter.

Sikkerhed og tokenisering

Vi anvender tokenisering for at beskytte dine betalingsoplysninger. Tokenisering betyder, at dine kortoplysninger erstattes med en unik identifikator (token), så ingen rå data opbevares i vores system. Betalingssystemet overholder PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), hvilket sikrer, at dine kortdata behandles under strenge sikkerhedsforanstaltninger.

Opbevaring af kortoplysninger

Dine kortoplysninger opbevares i et sikkert, tokeniseret format og slettes automatisk senest en 90 dage efter dit tjek-ud. Opbevaringen sker udelukkende med henblik på at kunne afregne eventuelle ekstraudgifter eller dække skader opstået under dit ophold.

Godkendelse og betalinger

Ved at indtaste dine kortoplysninger giver du os tilladelse til at trække betaling for:

• Dit ophold og eventuelle ekstra services (f.eks. ekstra opredning, restaurantbesøg eller køb i kiosk).
• Eventuelle gebyrer i forbindelse med tidlig tjek ind eller sen tjek-ud.
• Skader eller tab på vores ejendom, der skyldes uagtsom adfærd under dit ophold.

Håndtering af skader og forsikring

Hvis der opstår skader under dit ophold, vurderer vi altid sagen individuelt. Vi forstår, at uheld kan ske, og anbefaler, at du benytter din ansvarsforsikring til at dække eventuelle skader, hvis de ikke skyldes almindelig slitage. Hvis skaden vurderes at være forårsaget af uansvarlig adfærd, kan vi opkræve erstatning via den registrerede betalingsmetode.

Ændring af kortoplysninger

Hvis du ønsker at ændre den registrerede betalingsmetode, bedes du henvende dig personligt i receptionen inden dit tjek-ud.

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Betingelser for overnatninger

Standardbookinger (ophold inkl. morgenmad, lang afbestillingsfrist)

Standardbookinger afregnes forud for opholdet.

• Afbestilling og refundering er mulig frem til kl. 15.00 dagen før ankomst.
• Booking kan forkortes frem til kl. 15.00, dagen inden ny afrejsedato.*
• Booking kan forlænges ved ledighed.

Ikke-refunderbare bookinger (ophold inkl. morgenmad, kort afbestillingsfrist)

• Betaling sker ved booking.
• Gratis afbestilling frem til 7 dage før ankomst.
• Ved afbestilling 7-0 dage før ankomst betales 100% af bookingprisen.

Firmaaftaler

• Afbestilling og refundering er mulig frem til kl. 15.00 dagen før ankomst.
• Booking kan forkortes frem til kl. 15.00, dagen inden ny afrejsedato.*
• Booking kan forlænges ved ledighed.
• Ved brug af firmaaftale vil gæstens kreditkort blive opkrævet for opholdet samt eventuelle tilkøb ved tjek ind, medmindre der foreligger en forudgående aftale om fakturering til virksomheden.

Langtidsleje (longstay)

• Der betales for minimum 29 sammenhængende nætter forud for tjek ind
• Afbestilling og refundering er mulig frem til kl. 15.00, 14 dage før ankomst.
• Booking kan forkortes frem til kl. 15.00, 14 dage før den nye afrejsedato.
• Booking kan forlænges ved ledighed.

Gruppebookinger

• 1 til 3 værelser: Annullering er gratis hvis den foretages skriftligt 1 arbejdsdag før ankomst.
• 4 til 10 værelser: Annullering er gratis hvis den foretages skriftligt senest 10 arbejdsdage før ankomst.
• 11 til 20 værelser: Annullering er gratis hvid den foretages senest 20 arbejdsdage før ankomst.
• Over 21 værelser: Annullering er gratis hvis den foretages senest 60 arbejdsdage før ankomst.
• Bemærk: Såfremt vi lykkes med at genudleje de afbestilte værelser, vil du ikke blive opkrævet betaling, selv om afbestillingsfristen er overskredet.

*Hvis opholdet forkortes efter fristen, refunderes beløbet kun, hvis vi lykkes med at genudleje værelset.

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Betingelser for møder og konferencer

På Hotel GUESTapart forstår vi, at planer kan ændre sig, især når det kommer til mødebookinger. Derfor har vi fleksible afbestillingsbetingelser for at imødekomme jeres behov. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at hvis en afbestilling sker for sent, kan vi være nødt til at opkræve betaling. Dette skyldes behovet for at dække omkostninger forbundet med allerede planlagt personale, indkøbte og forberedte råvarer, samt potentiel mistet kapacitetsudnyttelse.

• Afbestilling mere end 20 arbejdsdage før: Gratis.
• Afbestilling 19-10 arbejdsdage før: 65% af prisen*
• Afbestilling mindre end 9 arbejdsdage før: 100% af prisen.
• Manglende fremmøde: 100% af prisen.

Ændringer skal meddeles skriftligt senest 10 arbejdsdage før arrangementet.

*Alternativt skal arrangementet flyttes til en anden dato indenfor tre måneder fra oprindelige mødeafholdelsesdag. Det er muligt at flytte det oprindelige arrangement én gang. ‍‍

Ændring i arrangementet

Enhver form for ændring i arrangementet, herunder forplejning, kosthensyn, deltagerantal, tidsrum, m.m., skal rettidigt ske skriftligt senest 10 arbejdsdage før arrangementet finder sted. For ændringer der finder sted mellem 9 og 0 arbejdsdage inden arrangementsstart, forbeholder hotellet sig retten til at opkræve en betaling, der svarer til 100% af prisen for de bestilte og bekræftede ydelser.

Erstatning og ansvar

Som lejer af lokaler og værelser er I pligtige at betale erstatning til udlejer, for eventuelle skader I eller jeres gæster under lejemålet forårsager på bygninger eller inventar i alle de lejede faciliteter.

Hvis du ikke er tilfreds med tjenesteydelserne, kan du kontakte os på hello@guestapart.dk eller +45 86 18 00 00.

Som udgangspunkt har du ikke to års reklamationsret, da der er tale om en tjenesteydelse. Vi opfordrer dig derfor til at kontakte os hurtigst muligt i tilfælde af at der opstår problemer.

Du har ret til at få udbedret eventuelle mangler ved tjenesteydelsen, som kan tillægges ydelsens beskaffenhed, medmindre der er tale om egne omstændigheder, eller andre ydre omstændigheder, som vi efter dansk ret ikke kan blive gjort ansvarlige for.

Klageadgang

Hvis du ønsker at klage, kontakt os via e-mail på hello@guestapart.dk eller telefon 86 18 00 00. Hvis vi ikke finder en løsning, kan du klage til relevante nævn.

Hotel GUESTapart
Tueager 5A, 8200 Aarhus N
CVR: 39954664
Telefon: 86 18 00 00
E-mail: hello@guestapart.dk